Как провести конференцию, чтобы участникам не хотелось расходиться

Определяем цели и концепцию мероприятия

Начните подготовку с определения целей конференции. Это поможет вам продумать структуру и ключевые моменты события. Задайте себе вопросы:

• Какова цель мероприятия?
  Это может быть:
• обучение сотрудников новым навыкам,
• демонстрация продукта или услуги,
• укрепление имиджа компании,
• создание площадки для делового общения и обмена опытом.
• Кто ваша целевая аудитория?
  Определите, кто будет приглашен на конференцию:
  • топ-менеджеры, партнеры и клиенты,
  • сотрудники компании и эксперты отрасли,
  • широкая профессиональная аудитория.
• Каков формат мероприятия?

Выберите любой вариант:

• офлайн-конференция с классическим залом и кофе-брейками,
• гибридный формат — офлайн-площадка с онлайн-трансляцией для участников из других городов,

После определения целей и задач конференции важно понять, на какое число участников она будет рассчитана, чтобы найти подходящую площадку.

Подбираем площадку: важные критерии

От площадки зависит многое. Продуманный интерьер, наличие хорошей техники, правильное освещение могут задать тон мероприятию и помочь участникам настроиться на работу. Учитывайте следующие критерии:

• Вместимость: в зале должно быть достаточно места, чтобы участники чувствовали себя комфортно.
• Техническое оснащение: уточните, есть ли сцена, проекторы, качественное звуковое оборудование и стабильный интернет.
• Локация: важно, чтобы участникам было удобно добираться до места проведения. Парковка и трансфер для VIP-гостей — дополнительные преимущества.
• Безопасность: выбирайте охраняемые площадки с системой противопожарной сигнализации. Для мероприятий с большим количеством участников это крайне важно.   

Примеры площадок для конференций:

Загородный ресторан «Летний дворец» — роскошный зал в Петергофе с исторической атмосферой и современным оснащением, площадью более 800 м² для масштабных мероприятий до 600 человек​. Его залы с хрустальными люстрами и высокими потолками превратят любую конференцию в событие премиум-класса​​. Подходит для мероприятий с шоу-программами, выставочными стендами, банкетом или фуршетом.

 

Городской Клуб A2 — многофункциональная площадка в стиле лофт в историческом центре Санкт-Петербурга с новейшим звуковым и световым оборудованием. Рассчитана на 5000 человек. Это отличный выбор для масштабных презентаций и деловых конгрессов​​.

Все площадки охраняемые и оборудованы в соответствии с требованиями безопасности. 

Разрабатываем план мероприятия

Программа конференции должна быть логичной и сбалансированной. Участникам важно не только слушать доклады, но и иметь время для отдыха и общения.

Пример программы:

1. Регистрация и приветственный кофе, 30–40 минут: гости знакомятся друг с другом и спикерами в непринужденной обстановке.
2. Открытие конференции, 10 минут: краткое приветствие и вступительное слово ведущего или организатора.
3. Основные выступления, 60–90 минут или более: спикеры представляют свои доклады и презентации.
4. Кофе-брейк, 20–30 минут: время для общения и перекуса.
5. Панельная дискуссия или интерактивная сессия: обмен мнениями и ответы на вопросы участников.
6. Фуршет или обед, 40–60 минут: полноценный перерыв для отдыха, еды, общения.

Организуем кейтеринг

Еда и напитки играют важную роль в создании атмосферы мероприятия. Правильно подобранное меню повысит уровень комфорта гостей и создаст благоприятные условия для общения.

Форматы питания:

• Кофе-брейки: легкие закуски, кофе, чай и десерты для коротких перерывов.
• Фуршет: формат, при котором гости свободно выбирают закуски и напитки.
• Банкет: обед или ужин с сервировкой и сменами блюд.

Советы по организации:

• Предложите гостям блюда, которые легко есть стоя, например, мини-бургеры, канапе и тарталетки.
• Если мероприятие проводится в формате премиум, добавьте гастрономические акценты, например, подачу устриц или авторские десерты.

Обратите внимание: ресторан «Летний дворец» предоставляет кейтеринг высокого уровня с эксклюзивными гастрономическими сетами и шоу-подачей​​.

Привлекаем участников и организуем маркетинговую поддержку

Чтобы мероприятие было успешным, важно заранее продумать, как вы будете привлекать участников.

Элементы продвижения:

• Лендинг: создайте страницу с описанием программы, представлением спикеров и возможностью зарегистрироваться.
• Соцсети: публикуйте анонсы, тизеры и посты с обратным отсчетом до мероприятия.
• Информационные партнеры: договоритесь с медиа и профильными изданиями.
• Email-рассылки: отправляйте напоминания зарегистрированным участникам и рассказывайте об обновлениях.

Рекомендуем нанять профессионального фотографа, чтобы на память о мероприятии остались качественные фотографии. Обратитесь к представителю администрации выбранной площадки — возможно, вам порекомендуют хорошего мастера.

Совет

Добавьте интерактивные элементы в соцсетях, например, опросы или викторины по теме конференции, чтобы повысить вовлеченность аудитории.

Готовим площадку, назначаем ответственных

С проверкой и настройкой технического оборудования вам может помочь технический персонал площадки. Например, в стоимость аренды площадок, которые приведены в статье в качестве примера, оборудование для конференции уже входит. Технические специалисты сами проверят звук, экраны и микрофоны.

Не забудьте оформить пространство фирменной символикой компании и выделить места для фотозон. Если в этом вам потребуется помощь, вы также можете обратиться к администрации площадки.

Назначьте ответственных за регистрацию, помощь спикерам и решение оперативных вопросов. А накануне конференции обязательно убедитесь, что все готово.

Планируем финал и собираем обратную связь

Продумать, что будет после завершения конференции, не менее важно, чем ее организовать.

• Отправьте участникам письма с благодарностью и материалами с мероприятия, например, презентации докладов.
• Публикуйте фото и видео в соцсетях, чтобы участники могли делиться ими.
• Проведите опрос: соберите обратную связь с помощью онлайн-формы, чтобы узнать впечатления участников и получить отзывы — они вам пригодятся при подготовке следующей конференции.

Чтобы участникам не хотелось расходиться

Если вы ищете конференц-зал на 300 человек или даже значительно больше, компания «Амприо» всегда готова предложить уникальные площадки для мероприятий:

• Ресторан «Летний дворец» — место для престижных событий с авторской кухней и полным техническим оснащением.
• Клуб A2 — масштабная площадка для деловых мероприятий в центре Санкт-Петербурга с техническим оснащением премиум-класса и кейтерингом от ресторана «Летний дворец»​.

Все площадки можно арендовать напрямую, без посредников, и таким образом сэкономить время и ресурсы.

Организация конференции требует внимания к мелочам. Определите цель, выберите подходящую площадку и продумайте каждую деталь, от программы до питания. Поможем вам провести мероприятие на высшем уровне и подарить настолько прекрасные впечатления всем участникам, что им не захочется расходиться!