Как организовать идеальную выставку: советы экспертов

Выбор правильной площадки — 80% успеха

Первый и самый важный этап организации выставки — выбор места ее проведения. От выставочной площадки напрямую зависит атмосфера, комфорт гостей и общее впечатление о событии. Вот на что нужно обращать внимание:

• Вместимость

Важно, чтобы выбранное помещение не оказалось слишком тесным или, наоборот, чересчур просторным для вашей выставки. Например, для масштабного форума потребуется просторная площадка для мероприятий, 800 человек или даже больше вряд ли будут чувствовать себя комфортно в камерном зале на 50–90 гостей. Для таких масштабных экспозиций хорошо подходят загородные ресторанные комплексы с большими залами и собственной охраняемой территорией, например, «Летний дворец» в Петергофе. Кстати, для небольших камерных выставок в таких комплексах обычно тоже можно найти подходящее пространство. В случае с ресторанным комплексом  «Летний дворец» это Летний павильон — стильный шатер со стеклянными стенами вместимостью до 80 человек.

• Расположение

У выставочной площадки должна быть хорошая транспортная доступность, чтобы гости и участники могли легко попасть на форум.

• Большая парковка

Перед тем как забронировать площадку для проведения выставки, убедитесь, что она оборудована современным вместительным охраняемым паркингом, наземным, подземным или многоуровневым, где посетители и участники мероприятия смогут оставить машину и не переживать за ее сохранность.

• Техническое оснащение

Ни одна выставка сегодня не обходится без презентаций, выступлений и других элементов шоу. Поэтому удобнее бронировать выставочную площадку, где уже есть  аудиоаппаратура и все необходимое оборудование для презентаций — экран, проекторы, микрофоны.

Продуманное зонирование для удобства гостей

Чтобы участникам и гостям выставки  было комфортно, важно грамотно зонировать помещение. Выставочное пространство должно иметь следующие функциональные зоны:

• Демонстрационные: стенды или сцены для презентаций, где продукция или экспонаты будут хорошо видны всем гостям.
• Зоны для общения: укромные места для бесед, где люди смогут спокойно вдали от шума пообщаться и поделиться друг с другом впечатлениями об увиденном. Например, в «Летнем дворце» предусмотрены приватные зоны, которые можно разделить драпировками, декоративными перегородками, ширмами и другими приспособлениями.
• Фуршетные зоны: вкусная еда делает привлекательнее любое мероприятие. Поэтому рекомендуем выделить зону под фуршет и разместить ее так, чтобы она не мешала основным выставочным активностям.

Фуршет — идеальный формат для выставки

Во время выставки важно поддерживать живую динамику мероприятия. Гости должны свободно перемещаться между стендами и общаться друг с другом, а не отвлекаться на долгие обеды. Поэтому фуршет — лучший выбор формата питания для такого мероприятия, а еще у него есть два важных преимущества в сравнении с традиционным обедом:

• Гибкость. Гости могут сами выбирать, когда и что поесть, не дожидаясь, пока их пригласят за стол.
• Легкие порционные закуски. На фуршете не нужно тратить много времени на еду. Здесь можно перекусить на ходу парочкой изысканных закусок, не отвлекаясь от основного мероприятия. В том же ресторане «Летний дворец» вы можете заказать фуршет и для небольшой группы, и для масштабного события на 2000 гостей. Многообразие закусок и эффектное оформление блюд не оставят равнодушными даже самых взыскательных гостей.

В ресторане «Летний дворец» можно устроить по-настоящему масштабный фуршет, 600 человек и даже 800 гостей вашей выставки с комфортом разместятся в его просторных залах.

Атмосфера и декор

Внешнее оформление тоже влияет на общее впечатление о выставке. Красивая фотозона и грамотный декор помещения могут стать визитной карточкой вашей выставки, создать нужную атмосферу у участников и гостей мероприятия.

Вот несколько советов по их организации:

1. Чтобы создать легкую, непринужденную атмосферу, ощущение близости к природе, советуем использовать в декоре больше светлых тонов, зеркал и прозрачного стекла. Оптимальны стеклянные шатры — Летний павильон, например.
2. Если ваша задача — поразить воображение гостей великолепными интерьерами, идеальным решением станет большой зал ресторана «Летний дворец». Атмосферу дворцовой роскоши можно дополнить декором на ваш вкус

Организовать выставку не так сложно, как кажется, если правильно подойти к выбору места и партнеров. Будьте уверены: на таких площадках как «Летний дворец» и Летний павильон легко устроить и провести первоклассную выставку на любую тему для любого круга гостей.