Гибридный формат проведения мероприятия: как сделать хорошее событие

Гибридно мероприятие — это когда у мероприятия две сцены: одна в зале, а другая на экране. Главное, сделать так, чтобы ни одна из них не выглядела второстепенной. Когда в классическом офлайн-мероприятии для участия нужно обязательно прийти лично, а для онлайна требуются стабильный интернет и хорошая камера, в гибридном событии можно участвовать так, как удобно именно вам: прийти в зал, если хочется живого общения, или остаться дома и быть на связи с любого устройства — даже в дороге.

Почему гибридные события становятся новой нормой

Гибридное событие объединяет две аудитории: часть участников сидит в зале, остальные подключаются онлайн. Формат дает возможность всем участникам взаимодействовать на равных: задавать вопросы, участвовать в голосованиях и обсуждениях.

Плюсы:

• Не надо выбирать между онлайном и оффлайном.
• Такой подход расширяет аудиторию: участвовать смогут даже те, кто находятся в другом городе или стране.

Но, конечно, не без нюансов. Технические накладки, усталость онлайн-зрителей, трудности с вовлечением — все это бывает. Но решается.

Какие мероприятия можно провести в гибриде

Есть несколько популярных форматов, которые можно адаптировать под гибрид:

• Конференции и форумы. Кто-то в зале, кто-то на связи из дома, офиса, или даже другой страны.
• Показы. Гибрид отлично работает, если нужно показать что-то широкой аудитории. 
• Презентации. Участвовать смогут все желающие, к тому же, есть возможность собрать вопросы в чате и сохранить запись. 

И, самое главное — чтобы провести гибридное мероприятие, не нужно нанимать армию техников. Достаточно хорошей площадки со стабильным интернетом и немного подготовки. Все вполне по силам даже небольшим компаниям без большого бюджета.

Какие могут быть проблемы

Вот возможные нюансы:

1. Плохой звук

Человек может закрыть глаза на плохое изображение, но не на скрипящий микрофон или эхо. Если звук раздражает — зритель просто отключается.

2. Нет интерактивности

Если нельзя задать вопрос, проголосовать или как-то поучаствовать, то интерес падает. Мероприятие становится просто фоном — как включенный телевизор во время уборки. А значит, вовлечения почти нет.

3. Ведущий игнорирует онлайн-аудиторию

Когда вся энергия уходит в зал, а онлайн остается без внимания, у зрителя за экраном появляется ощущение отстраненности.

4. Ничего не двигается на экране

Если на экране ничего не происходит, то онлайн-участники теряют концентрацию и отвлекаются. А если видеоряд слишком насыщенный, на него отвлекаются уже участники в зале. Нужен баланс.

5. Плохая платформа

Если трансляция тормозит или вылетает, а чат — это раздражает и сбивает с фокуса.

Что можно с этим делать:

• Сбои случаются даже с хорошим оборудованием. И чаще всего причина не в микрофоне, а в нестабильном интернете. Чтобы не потерять участников из-за искаженного звука, важно, чтобы кто-то слушал трансляцию в наушниках и сразу замечал, если что-то пошло не так.
• Добавить живости через простые приемы. Можно задать вопрос в чат, предложить участникам проголосовать или оставить реакцию, чтобы поддерживать диалог. Часто срабатывает мини-активность: угадать что-то или поделиться своей идеей. 
• Сделать онлайн-участников видимыми. Онлайн-аудитория часто остается невидимой, и это снижает ее вовлеченность. Простые приемы помогают это исправить: показать на экране вопросы из чата, зачитать реплику онлайн-зрителя, поблагодарить участника по имени. 

Самое главное помнить: человек с ноутбуком дома — тоже гость. Он такой же важный, как тот, кто сидит за столиком.

Где проводить гибридные мероприятия

Чтобы гибридное мероприятие прошло гладко и оставило хорошее впечатление у всех, нужна подходящая площадка. Такая, где будет хорошая акустика, стабильный интернет и возможность подключить технику.

Хорошие варианты для гибридного формата:

• Загородный ресторан — просторный зал, природа за окном, возможность пообщаться вживую и провести трансляцию для тех, кто не смог приехать. Особенно подходят для камерных форумов.
• Городская площадка с мультимедиа-залом — подойдет для деловых событий, презентаций и встреч с клиентами. Не нужно везти оборудование и настраивать все с нуля.
• Арендная студия — вариант для тех, кто делает упор на онлайн. Здесь можно собрать минимум офлайн-гостей, но при этом сделать красивую, качественную трансляцию.
• Коворкинг или пространство под мастер-классы — удобно для небольших обучающих мероприятий. Главное, проверить акустику и наличие хорошего Wi-Fi.

Где бы вы ни проводили мероприятие, важно заранее продумать зонирование, технику и формат общения. В гибриде важно, чтобы и онлайн, и офлайн чувствовали себя на равных. 

Там, где будет удобно всем

Организация гибридных мероприятий уже не редкость, а рабочая практика. Главное, учитывать интересы всех: и тех, кто приехал, и тех, кто остался дома. Нужно сделать так, чтобы всем было удобно, понятно и интересно.

Если выбираете между онлайном и оффлайном, то попробуйте сразу оба. Просто сделайте гибрид. А выбрать подходящее место можно на сайте «Амприо».